Planujesz przyjęcie w plenerze? Na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, że nie wszystko musi pójść zgodnie z planem. Aby uroczystość była udana, zadbaj o kilka ważnych aspektów, które pozwolą Ci uniknąć przykrych niespodzianek.
Zadbaj o odpowiednie zadaszenie i schronienie dla gości
Pierwszym krokiem w przygotowywaniu przyjęcia plenerowego jest organizacja odpowiedniego zadaszenia. Namioty, altany czy duże parasole to elementy, które ochronią gości przed deszczem lub nadmiernym słońcem.
Jeśli nie dysponujesz własnym zadaszeniem, możesz rozważyć wynajem hal namiotowych. Są one stabilne i odporne na wiatr – w razie zmiany pogody, pomogą Ci uniknąć przykrych niespodzianek.
Warto również pomyśleć o stworzeniu stref odpoczynku, w których goście mogą się schronić w przypadku nagłej zmiany pogody. Urządzenie przytulnych kącików z wygodnymi meblami ogrodowymi, takimi jak leżaki czy sofy, pozwoli zaproszonym gościom cieszyć się przyjęciem bez względu na warunki atmosferyczne.
Nie zapomnij o estetyce. Zadaszenia i schronienia warto ozdobić, by wpisywały się w tematykę przyjęcia. Girlandy świetlne, kwiaty i tkaniny w wybranej kolorystyce dodadzą im uroku i stworzą wyjątkową atmosferę.
Przygotuj awaryjne źródła zasilania
Przyjęcie plenerowe często wymaga dostępu do zasilania dla oświetlenia, nagłośnienia czy cateringu. Jeśli chcesz uniknąć problemów związanych z przerwami w dostawach prądu, zadbaj o awaryjne źródła zasilania. Wybierając generator, upewnij się, że jego moc jest odpowiednia do zapotrzebowania Twojej imprezy.
Generator powinien być ustawiony w bezpiecznej odległości od gości, ale jednocześnie na tyle blisko, aby łatwo można było podłączyć do niego wszystkie niezbędne urządzenia. Pamiętaj również o zrobieniu zapasów paliwa.
Sprawdź prognozę pogody i miej w zanadrzu plan B
Zmienna pogoda może być największym wyzwaniem przy organizacji przyjęcia plenerowego. Regularne sprawdzanie prognozy pogody to podstawa, ale warto być przygotowanym na wszelkie ewentualności. Plan B to must have, który pozwoli Ci reagować na zmieniające się warunki.
W przypadku przewidywanego zimna zadbaj o ogrzewanie. Mobilne grzejniki czy kominki gazowe to gadżety, które zapewnią ciepło i komfort Twoim gościom. Możesz również przygotować ciepłe koce, pozwalające na relaks nawet w chłodniejsze wieczory.
Podczas upału najważniejsze jest zapewnienie gościom cienia i odpowiedniej ilości napojów. Duże parasole, namioty oraz zimne napoje, takie jak lemoniada czy woda z owocami, będą wręcz niezbędne. Warto dać gościom możliwość schronienia się w klimatyzowanych pomieszczeniach, jeśli jest to możliwe.
Wszystkie szczegóły ustal z wyprzedzeniem
Planowanie przyjęcia plenerowego to zadanie, które wymaga współpracy z wieloma firmami zewnętrznymi. Od cateringu, przez dostawców wyposażenia, aż po zespół muzyczny – każdy element musi być dopracowany.
Ważne jest ustalenie wszystkich szczegółów z wyprzedzeniem, aby uniknąć nieporozumień. Zawczasu skontaktuj się z firmą cateringową i omów menu, sposób podania oraz ewentualne ograniczenia dietetyczne gości. Upewnij się, że dostawca wyposażenia dostarczy wszystko na czas i zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
Nie zapomnij o logistyce i koordynacji działań. Przydziel odpowiedzialne osoby do kontaktu z poszczególnymi dostawcami i monitoruj postępy prac. Klarowna komunikacja z zespołem pozwoli uniknąć błędów i zapewni płynny przebieg przyjęcia.
Artykuł sponsorowany
