Placówki ochrony zdrowia muszą spełnić szczególne wymagania w zakresie sporządzania, udostępniania, archiwizowania i niszczenia dokumentów medycznych. Zarządzanie nimi to wieloetapowy proces, obwarowany licznymi przepisami. Oto kilka praktycznych wskazówek, dzięki którym praca z dokumentacją pacjentów stanie się łatwiejsza.
Wybierz dobry program do pracy z dokumentami
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pacjentów w formie elektronicznej dotyczy wszystkich podmiotów – zarówno szpitali, jak i indywidualnych działalności leczniczych. Dlatego podstawowym zadaniem jest wybór odpowiedniego oprogramowania, które umożliwia tworzenie kartotek i ich bieżące przechowywanie. Warto postawić na sprawdzonego dostawcę usług, który oferuje abonament dostosowany do Twoich potrzeb. Przedtem jednak sprawdź, na czym polega przechowywanie dokumentów elektronicznych. Niezbędne informacje uzyskasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/.
Wdróż procedury i zapoznaj z nimi pracowników
W każdym podmiocie leczniczym muszą zostać wdrożone procedury w zakresie:
-
sporządzania,
-
udostępniania,
-
przechowywania,
-
archiwizowania,
-
niszczenia
dokumentacji medycznej. Wiele z nich wynika wprost z przepisów, jednak nie wszyscy pracownicy posiadają wiedzę w tym zakresie. Dlatego konieczne jest przeszkolenie każdej osoby, która pracuje z danymi pacjentów. Są to nie tylko lekarze i pielęgniarki, ale też rejestratorzy, opiekunowie medyczni czy sekretarze.
Archiwizuj dokumenty medyczne na bieżąco
Jak długo muszą być przechowywane dokumenty medyczne? Na ogół 20 lat, poza pewnymi wyjątkami. To długo, dlatego kluczem do porządku jest efektywna archiwizacja. Na czym właściwie polega? Do archiwum powinny trafiać prawidłowo opisane kartoteki. Z opisów musi jasno wynikać, kiedy dokumenty można będzie zniszczyć. Archiwizacja ma dziś formę nie tylko papierową, ale również elektroniczną. Chcesz wiedzieć więcej? Wejdź na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/ i przekonaj się, na czym polega ten proces. Zadbaj też, aby kartoteki cyfrowe również trafiały terminowo do archiwum.
Niszcz dokumenty, gdy przestaną być wymagane
Na czym polega efektywna archiwizacja w placówkach medycznych? Jednym z ważniejszych aspektów jest terminowe niszczenie dokumentów. Przepisy nie podają konkretnych dat, jednak RODO wskazuje, by utylizować dane bez zbędnej zwłoki. Niszczenie dokumentów powinno być końcowym etapem archiwizacji, o której więcej w kontekście danych pacjentów przeczytasz na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-medyczne/. Jest to zarazem oferta firmy zewnętrznej, która pomoże Ci efektywnie zarządzać dokumentami nawet w tak newralgicznej branży, jaką jest medycyna. Pamiętaj, że niszczenie dokumentów to także:
-
trwałe usunięcie danych, do których nie uzyskasz dostępu,
-
utylizacja resztek papieru czy nośników danych.
Obowiązki w zakresie zarządzania nimi są takie same dla każdego podmiotu, bez względu na skalę działalności.
