Odpowiadasz za bezpieczeństwo dokumentacji w firmie? Zastanawiasz się nad tym, jakie szafy na dokumenty poufne wybrać? Jeśli tak, to dobrze trafiłeś. W poniższym tekście podpowiemy, czym są dokumenty poufne, dlaczego musimy je chronić, jakie rodzaje szaf spotkamy na rynku i czym kierować się przy wyborze dobrego modelu. Zaczynajmy.
Czym są dokumenty poufne w firmie?
Zacznijmy od podstaw. Dokumenty poufne to takie, które zawierają informacje, których ujawnienie mogłoby naruszyć interesy korporacji lub osób fizycznych. Przykładami takich dokumentów mogą być: dokumentacja medyczna, prawnicza, umowy handlowe, umowy kredytowe, dane osobowe pracowników lub klientów, raporty finansowe, plany strategiczne itp. Dokumenty poufne mogą być oznaczone różnymi stopniami tajności, np. niejawne, tajne, ściśle tajne itd. Każdy stopień tajności wiąże się z określonymi wymaganiami dotyczącymi przechowywania i zabezpieczania dokumentów. W wielu firmach tzw. szafki kartotekowe to standard. Jeśli jednak zagłębimy się w temat, szybko okaże się, że metalowe szafy kartotekowe do przechowywania dokumentów przypominają bardziej sejf aniżeli zwykłą szafę.
Dlaczego musimy wręcz chronić dokumenty poufne?
Dokumenty poufne stanowią wartość dla naszej firmy i osób, które ich dotyczą. Ich utrata lub ujawnienie mogłoby mieć poważne konsekwencje prawne, finansowe lub reputacyjne. Dlatego musimy dbać o to, aby były przechowywane w sposób bezpieczny i niedostępny dla osób nieuprawnionych. Potrzebujemy specjalnej szafy na dokumenty poufne, która spełnia określone normy i standardy. Meble metalowe będą tu jak najbardziej wskazane.
Szafy kartotekowe i inne rodzaje szaf na dokumenty poufne
Na rynku spotkamy szafki dostępne o różnej wielkości, które różnią się między sobą materiałem, sposobem otwierania i zamykania oraz stopniem odporności na włamanie lub pożar. Oto trzy najczęściej spotykane:
– szafy kartotekowe – to niewielkie szafki z szufladami. Mogą być otwierane pojedynczo lub jednocześnie za pomocą klucza, lub kodu. Szafy tego typu są często wykonane z metalu i mają system, który uniemożliwia wysunięcie więcej niż jednej szuflady naraz (szuflady ryglowane).
– szafy aktowe – nieco większe szafki z półkami lub przegrodami przeznaczonymi do przechowywania segregatorów, teczek czy książek. Ich drzwi mogą być otwierane za pomocą klucza, kodu lub karty magnetycznej.
– szafy sejfowe – najbardziej bezpieczne szafki przeznaczone do przechowywania najbardziej tajnych dokumentów. Szafy sejfowe mają bardzo grubą obudowę z blachy stalowej i specjalne zamki, które mogą być otwierane tylko przez osoby upoważnione. Szukasz solidnej szafy do swojej firmy? Sprawdź ofertę
https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a/
Czym kierować się przy wyborze dobrej szafy?
Przy wyborze dobrej szafy na dokumenty poufne musimy wziąć pod uwagę kilka czynników, takich jak:
– stopień tajności dokumentów, (należy podzielić je na kategorie A, B, C)
– ilość i rodzaj dokumentów (lepiej kupić większą szafę, aniżeli trzymać dokumenty w ścisku)
– przestrzeń i lokalizacja (pomieszczenie, do którego dostęp mają tylko uprawnione osoby)
– cena i jakość (na dobrej szafie w żadnym razie nie wolno oszczędzać).
Podsumowanie
Jak widać, wybór dobrej szafy na dokumenty poufne nie powinien być pozostawiony przypadkowi, ale nie jest to też szczególnie trudna sprawa. Kluczowe jest określenie potrzeb, ilości dokumentów do przechowywania oraz stopnia ich tajności. Mając problem z wyborem, warto skorzystać z porady konsultantów w firmach, które zajmują się sprzedażą tego typu szaf. Mamy nadzieję, że powyższy ten tekst uczynił temat nieco bardziej zrozumiałym i pomoże w podjęciu decyzji o zakupie.
