Każdy przedsiębiorca, który chce efektywnie zarządzać finansami swojej firmy, powinien dokładnie wiedzieć, jakie wydatki może odliczyć od podatku. Odpowiednie rozliczenie kosztów pozwala znacząco obniżyć podstawę opodatkowania i tym samym zmniejszyć zobowiązania wobec urzędu skarbowego. Poniżej przedstawiamy konkretne kategorie kosztów, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, wraz z praktycznym omówieniem.
Koszty prowadzenia biura
Jednym z najczęściej występujących kosztów w działalności gospodarczej są wydatki związane z miejscem pracy. Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje lokal pod działalność, pełna wartość czynszu oraz opłat za media – takie jak prąd, woda, ogrzewanie, internet – stanowią koszt podatkowy. W przypadku pracy zdalnej możliwe jest również odliczenie części kosztów utrzymania mieszkania, np. proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej do celów firmowych. To samo dotyczy wyposażenia biura – zakup biurka, krzesła, regałów czy sprzętu komputerowego można ująć jako koszt, o ile służy on działalności.
Samochód w firmie – jak rozliczyć?
Utrzymanie pojazdu używanego w działalności również może obniżać podatek. Przedsiębiorca ma do wyboru różne formy rozliczania – jeśli samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych (co należy udokumentować kilometrówką i zgłoszeniem VAT-26), można odliczyć 100% kosztów eksploatacyjnych oraz VAT. W przypadku użytkowania mieszanego – czyli zarówno prywatnego, jak i służbowego – do kosztów zalicza się 75% wydatków brutto, a VAT można odliczyć w wysokości 50%. Jeśli auto nie zostało wprowadzone do ewidencji, ale okazjonalnie służy działalności, odliczeniu podlega jedynie 20% kosztów.
Usługi zewnętrzne – księgowość, doradztwo, IT
Każda faktura za obsługę księgową, prawną, doradczą lub informatyczną jest kosztem uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno stałych opłat miesięcznych za prowadzenie ksiąg, jak i jednorazowych usług, np. sporządzenia umowy czy wdrożenia systemu informatycznego. Co ważne, kosztem są również opłaty za szkolenia, konferencje branżowe i kursy podnoszące kwalifikacje właściciela lub pracowników, o ile mają one związek z profilem działalności.
W tym miejscu warto wspomnieć o biurze TaxUnit, które kompleksowo zajmuje się obsługą księgową firm i jednoosobowych działalności. Dzięki aktualnej wiedzy podatkowej i indywidualnemu podejściu, pomaga przedsiębiorcom skutecznie wykorzystać dostępne ulgi i odliczenia, dbając o pełną zgodność z przepisami.
Reklama, internet i technologia
Wydatki na promocję są w pełni odliczalne, pod warunkiem że ich celem jest zwiększenie sprzedaży lub budowanie marki. Można tu uwzględnić m.in. kampanie Google Ads, reklamy w mediach społecznościowych, druk materiałów promocyjnych, a także koszty utrzymania strony internetowej, domeny i hostingu. Również zakup oprogramowania, licencji czy subskrypcji potrzebnych do działania firmy (np. programów graficznych, systemów CRM) może być rozliczony jako koszt.
Koszty finansowe i bieżące opłaty
Do kosztów uzyskania przychodu zaliczają się także opłaty za prowadzenie konta firmowego, prowizje bankowe, koszty terminali płatniczych czy leasingów operacyjnych. Warto pamiętać również o możliwości rozliczenia kosztów ubezpieczeń firmowych (OC działalności, ubezpieczenie sprzętu, pojazdu, nieruchomości) – jeśli są powiązane z prowadzoną działalnością, ich pełna wartość może obniżyć podstawę opodatkowania.
Podsumowanie
Odliczenia podatkowe są nie tylko legalnym, ale wręcz niezbędnym narzędziem w zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa. Kluczowe jest, aby każdy wydatek był należycie udokumentowany (najlepiej fakturą), powiązany z prowadzoną działalnością oraz prawidłowo zaksięgowany. Znajomość przepisów i aktualnych limitów pozwala przedsiębiorcy nie tylko uniknąć błędów, ale również realnie oszczędzać. Jeśli chcesz mieć pewność, że wykorzystujesz pełnię dostępnych odliczeń, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego biura rachunkowego.
