Na co najmniej miesiąc przed planowaną datą ślubu narzeczeni powinni zgłosić się osobiście do Urzędu Stanu Cywilnego i uzgodnić termin ceremonii. Trzeba zabrać ze sobą dowody tożsamości oraz skrócone akty urodzenia i dokumenty potwierdzające nieistnienie okoliczności wykluczających możliwość zawarcia małżeństwa (np. akt zgonu współmałżonka).
Termin ceremonii ustalany jest indywidualnie. Na zaplanowanie uroczystości poza godzinami pracy Urzędu Miejskiego w Gołdapi trzeba uzyskać zgodę burmistrza. Od 2015 r. istnieje możliwość organizacji ceremonii zaślubin poza siedzibą urzędu. Wiąże się to jednak z dodatkową opłatą.
